На днях с московскими коллегами разбирались в юридической силе договора при наличии только электронной (сканированной) копии этого документа, что если одна из сторон впоследствии откажется от признания этой сделки.
В качестве примера представим следующую ситуацию: обе стороны сделки проставили свои рукописные подписи на документе, заверили их печатями организации, и обменялись по электронной почте. Разбираемся, на что обратить внимание, как правильно отправлять и когда могут признать сканированные договоры незаключенными.
Правовые особенности
Имеют ли электронные копии документов юридическую силу? Да, если представляется возможным установить факт его направления и акцептование сканированной копии документа принимающей стороной.
Даже если сторона будет отрицать заключение сделки, то достаточно подтвердить, что указанная страница в социальной сети, электронная почта, какой-либо мессенджер принадлежат этому лицу. При этом судом не принимаются доводы о том, что документы отправлялись третьим лицом, так как за сохранность логина и пароля отвечает именно владелец. Стоит помнить, что при предоставлении переписки из интернета обязательно заверить ее у нотариуса – только так суд безоговорочно примет доказательство.
А что если одна из сторон настаивает на том, что документы не отправляла? В этом случае придется:
- Проверять, договаривались ли участники процесса обмениваться данными в мессенджерах, по электронной почте, со страниц социальной сети. Идеально, когда указание определенного электронного адреса отображается при ведении переговоров, либо в самом договоре или заявке. При работе по корпоративным каналам с одноименным доменом задача значительно облегчается и судом признается, что переписка велась стороной договора. Однако и здесь есть подводный камень – может возникнуть вопрос правомерности доступа и наличия определенных полномочий ведения переписки конкретного сотрудника.
- Также следует выяснить, заключались ли договоры с данной электронной почты и прочих каналов связи с другими контрагентами. Если ответ положительный, то доказывать фактическое отправление документа стороной не придется.
- Анализировать, была ли одобрена сделка? Как правило, в качестве одобрения может служить авансовый платеж по договору, оплата штрафных санкций при неисполнении обязательств или отсрочке. Иногда фирмы, которые не согласны с фактом заключения, «неосмотрительно» в назначении платежа прописывают реквизиты оспариваемых договоров, что расценивается как акцептование сделки.
«Ничего личного»
Если переписка ведется с личной почты или аккаунта в соцсети, то при указании фамилии владельца доказывание не составляет труда. Но не всегда такое возможно. Чаще всего наименование «отвлеченное», а домен общественный. Доказать принадлежность можно по судебному запросу провайдеру и при условии, что IP-адрес с которого сторона сделки вела переписку, является статическим.
Если переговоры происходили по личному телефону и факсимильной связи, то достаточно у оператора запросить информацию о принадлежности номера.
Как снизить риски?
Возможно, это прозвучит банально, но нужно обратиться за квалифицированной помощью, если в штате нет собственного юриста, то можно получить, как разовую консультацию, так и договориться на полное сопровождение на индивидуальных условиях. Чтобы снизить риск возникновения споров на предмет юридической силы электронных (сканированных) копий документов, следует:
- Заблаговременно согласовывать электронные адреса для обмена документами и прописывать их в договоре.
- Вводить обмен сообщениями по электронной почте только с корпоративным доменным именем.
- Сканировать бумаги в хорошем качестве и с высоким разрешением, чтобы облегчить дальнейшее доказывание оригинальности подписи и самого документа.
- Предусматривать не только указание подписи, но и рукописную расшифровку фамилии подписанта.
- Сопровождать обмен сканированными копиями перепиской с подтверждением получения.
- Убедиться в получении документов не только по электронной почте, но и по телефону контактного лица.
Стоит помнить, что некоторые банковские и государственные структуры не признают юридическую силу сканированных документов. Так, обязательно подписание оригиналов первичных документов – актов, накладных на передачу ТМЦ, кадровых документов и доверенностей. В этом случае следует обязательно иметь на руках оригиналы, либо заверенные копии.
