Для изготовления выписки из документа необходимо изготовить копию части документа и заверить ее — проставить слово «Верно», должность лица, которое удостоверяет ее соответствие подлиннику документа, его подпись, расшифровку подписи с указанием фамилии и инициалов, дату заверения выписки, а также оттиск печати (при наличии).
Выписка из документа представляет собой копию части документа, заверенную в установленном порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2013)).
Для изготовления выписки из документа необходимо изготовить копию части соответствующего документа и заверить ее в указанном выше порядке.
Выписка должна содержать все реквизиты подлинника. Из ее названия должно быть однозначно определено, что документ является выпиской.
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год») и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016)).
Если организация имеет печать, на что указано в ее уставе, подпись лица, удостоверяющего верность выписки документа подлиннику, также должна быть скреплена такой печатью (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
От имени организации выписки из ее документов могут заверять ее единоличный исполнительный орган или иное уполномоченное лицо. При этом положения ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 не требуют указания на заверяемой выписке из документа того, что удостоверительная надпись учиняется представителем организации, а также реквизитов его доверенности.
Пример. Выписка из протокола общего собрания участников ООО по вопросу создания филиала
_____________________________________________________
(наименование, адрес, ОГРН, ИНН ООО)
Выписка
из Протокола общего собрания участников
ООО «___________» от «__»________ ___ г. № ___
«___»_______ ___ г. по адресу: _______________, с ___ часов ___ минут до ___ часов ___ минут состоялось общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью «______________» (далее — «Общество»), на котором присутствовали:
_________________________________________, (наименование или Ф.И.О. участников, их реквизиты и размер доли)_________________________________, что составляет _____% от общего числа всех участников Общества.
Пунктом ___ Протокола постановили:
«Создать филиал Общества в _________________________.»(место нахождения филиала (представительства))
Выписка верна.
Руководитель
ООО «_________» ________/_________/
(подпись) (Ф.И.О.)
А.И. Бычков
АО «ТГК «Салют»
