Действующее законодательство РФ не устанавливает специальных требований к порядку ведения делопроизводства в коммерческой организации, однако следует учитывать положения ряда нормативно-правовых актов. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить внутренний документ, регламентирующий вопросы делопроизводства, в том числе в электронном виде.
Делопроизводством является деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).
Порядок организации делопроизводства в коммерческой организации нормативно не урегулирован, поэтому организация вправе самостоятельно с учетом особенностей деятельности разработать и утвердить порядок делопроизводства.
Нормативные документы по делопроизводству
При разработке порядка делопроизводства организации необходимо учитывать положения нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства, в частности:
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17);
- Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50);
- Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 89);
- Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (разд. III);
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
- Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».
Также существуют ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст, однако они применяются на добровольной основе.
Правила ведения делопроизводства
Правила ведения делопроизводства устанавливаются приказом или распоряжением руководителя организации (подразделения) и могут включать следующую информацию:
- порядок учета входящей и исходящей корреспонденции;
- формы используемых документов;
- правила оформления документов;
- график документооборота;
- контроль исполнения документов;
- место и сроки хранения документов, порядок уничтожения и др.;
- ответственные за организацию делопроизводства.
Электронный документооборот
Коммерческая организация вправе установить электронный документооборот (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Порядок электронного документооборота может включать следующие положения:
- сфера использования электронного документооборота (например, обмен документами и информацией, служебная переписка, согласование проектов договоров и иных документов);
- формы документов;
- правила оформления документов, виды используемых электронных подписей;
- обязательность применения сотрудниками корпоративной электронной почты при обмене документами и информацией;
- порядок, место и сроки хранения электронных документов;
- лица, ответственные за обеспечение конфиденциальности информации, передаваемой посредством использования электронного документооборота;
- контроль за организацией электронного документооборота;
- другие вопросы, связанные с использованием электронного документооборота.
Подготовлено на основе материала
А.И. Бычкова
АО «ТГК «Салют»
