Форма гостиничного счета законодательно не утверждена. При этом гостиничный счет, который подтверждает проживание, должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа и соответствовать требованиям, предъявляемым к БСО.
До 1 декабря 2008 г. гостиницы повсеместно применяли счет по форме № 3-Г, утвержденной Приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности». В настоящее время указанный бланк редко используется, так как считается устаревшим. На основе данной формы гостиницы разрабатывают свои бланки.
Требования к счету как к первичному документу
Проживание в гостинице командированного работника является фактом хозяйственной жизни, требующим отражения в бухгалтерском учете.
По этой причине гостиничный счет должен содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):
- Наименование документа (счет);
- Дату составления документа;
- Наименование организации или индивидуального предпринимателя, составившего документ;
- Содержание факта хозяйственной жизни (проживание с указанием даты заезда и выезда, бронь, курортный сбор и т.д.);
- Величину натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения (количество дней, стоимость за сутки и т.д.);
- наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление (администратор, дежурный и т.д.);
- Подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов.
Также необходимо наличие в счете адреса гостиницы и дат въезда и выезда, чтобы у организации, отправившей своего работника в командировку, была возможность связать даты и место проживания с датами и местом командировки.
Требования к счету как к БСО
Обязательные реквизиты БСО, оформленного без использования ККТ (п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение), ст. 2 Федерального закона от 06.06.2019 № 129-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»):
- Наименование документа, шестизначный номер и серия;
- Наименование организации или индивидуального предпринимателя, ИНН составившего документ;
- Юридический адрес поставщика;
- Вид услуги;
- Стоимость услуги в денежном выражении;
- Размер оплаты;
- Дата осуществления расчета и составления документа;
- Должность, Ф.И.О. лица, ответственного за совершение операции, его личная подпись, печать;
- Иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги.
Такой бланк изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения).
Обязательные реквизиты БСО, оформленного с использованием ККТ (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»):
- наименование документа;
- порядковый номер за смену;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя — пользователя;
- ИНН налогоплательщика пользователя;
- применяемая при расчете система налогообложения;
- признак расчета;
- наименование товаров, работ, услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), платежа, выплаты, их количество, цена с указанием ставки НДС;
- сумма расчета и НДС;
- форма расчета;
- должность и фамилия лица, осуществившего расчет;
- регистрационный номер ККТ;
- заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
- фискальный признак документа;
- адрес сайта в сети Интернет, на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
- абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему БСО в электронной форме;
- адрес электронной почты отправителя БСО в случае передачи БСО в электронной форме;
- порядковый номер фискального документа;
- номер смены;
- фискальный признак сообщения;
- QR-код.
Отметим, что законодательство позволяет принимать к вычету НДС за услуги по найму жилых помещений в период служебной командировки на основании БСО (Письмо Минфина России от 08.07.2019 № 03-07-11/49983). Для этого в БСО, оформленном на командированного работника, должна быть выделена сумма НДС (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
М.Л. Косульникова
ООО «АудитСтрой»
