Как организовать работу службы внутреннего контроля в организации?

Кадровый учет

Если самоконтроль является добровольным, то организация вправе самостоятельно определить в локальном нормативном акте порядок организации и работы службы внутреннего контроля, в том числе ее задачи, полномочия и порядок взаимодействия.

В зависимости от целей организация службы внутреннего контроля в организации может быть как обязательной, так и добровольной.

Так, например, обязанность организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни закреплена на законодательном уровне (ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)). Если бухгалтерская (финансовая) отчетность организации подлежит обязательному аудиту, она обязана организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда ее руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя) (ч. 2 ст. 19 Закона N 402-ФЗ).

Внутренний контроль — это процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает, в частности: сохранность активов; достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности; соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета (п. 3 Информации Минфина России N ПЗ-11/2013).

Требования к организации системы внутреннего контроля установлены также для отдельных видов деятельности (ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 07.02.2011 N 7-ФЗ «О клиринге, клиринговой деятельности и центральном контрагенте», п. 16 ст. 38 Федерального закона от 29.11.2001 N 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах», Положение Банка России от 16.12.2003 N 242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» и др.).

А, например, в целях надлежащего соблюдения требований трудового законодательства организация службы внутреннего контроля производится добровольно. В настоящее время Минтрудом России разработаны Методические рекомендации для работодателей по добровольному внутреннему контролю (самоконтролю) соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (см. Письмо Роструда от 07.03.2018 N 837-ТЗ) (далее — Методические рекомендации).

В Методических рекомендациях внутренний контроль (самоконтроль) определен как добровольная оценка работодателем соответствия своей деятельности обязательным требованиям трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, посредством организационных мер, процедур, инструментов. Решение о проведении внутреннего трудового контроля работодатель принимает добровольно.

Провести внутренний самоконтроль соблюдения трудового законодательства можно и с использованием сервиса «Электронный инспектор», представленного на сайте Роструда (Письмо Роструда от 31.08.2020 N 1470-4-3).

Порядок организации и работы службы внутреннего контроля в организации рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте.

Если организация добровольно осуществляет самоконтроль, то может быть несколько вариантов структуры самой службы внутреннего контроля. Может быть организовано отдельное структурное подразделение или выделено должностное лицо для выполнения процедур внутреннего контроля. Перечень функций и задач, возлагаемых на службу, определяется в локальном нормативном акте, например в положении о службе внутреннего контроля. Также обязанности по осуществлению функций внутреннего контролера должны быть указаны в трудовых договорах и должностных инструкциях работников подразделения.

При этом есть и другая возможность — заключить соответствующий договор с контрагентом (внешним консультантом), который специализируется на оказании услуг внутреннего контроля (аутсорсинг).

Так, например, Минтруд России предлагает организовать внутренний контроль по соблюдению требований трудового законодательства двумя способами: создание внутри организации работодателя службы внутреннего контроля и/или назначение контролера (руководителя службы внутреннего контроля) (если численность работников в организации свыше 250 человек) либо с помощью использования сервиса «Электронный инспектор» на сайте Роструда (разд. 1 Методических рекомендаций).

В любом случае при построении системы внутреннего контроля необходимо использовать наиболее эффективные подходы с учетом масштабов организации и стремиться к тому, чтобы с разумными затратами (на штатных работников, консультантов, аутсорсинг и используемые программы) проводить необходимый, но достаточный объем контроля.

Организация, цели и функции внутреннего контроля определяются руководством и (или) собственником организации в зависимости от организационно-правовой формы и сложившейся системы управления, содержания, специфики и масштабов деятельности, состояния внутреннего контроля и объемов финансово-экономической деятельности.

Служба внутреннего контроля может включать два подразделения (разд. 2 Методических рекомендаций):

  1. отдел по контролю соблюдения требований охраны труда, в него входят инженеры по охране труда;
  2. отдел по контролю соблюдения иных требований трудового законодательства, это внутренние контролеры — инспекторы.

Служба внутреннего контроля осуществляет, например, такие задачи:

  • определение фактического состояния организации и сравнение полученных данных с требованиями трудового законодательства;
  • анализ выявленных нарушений, оценка причин их возникновения, разработка плана мероприятий по их устранению;
  • организация профилактической работы по предупреждению нарушений трудового законодательства.

Объем и задачи внутреннего контроля могут различаться в зависимости от структуры проверяемого лица и требований его руководства, а также особенностей деятельности организации.

Среди полномочий службы контроля Минтруд России выделяет:

  • участие в проведении специальной оценки условий труда;
  • участие в разработке планов и программ по выявлению и предупреждению нарушений;
  • учет и анализ нарушений норм трудового права и их причин;
  • согласование документации на предмет соответствия трудовому праву;
  • рассмотрение обращений работников.

В положении о службе внутреннего контроля рекомендуется указать порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями организации, а также указать, кому подчиняется данная служба (например, напрямую руководителю организации).

Работников необходимо ознакомить под подпись с принятыми локальными нормативными актами, если они связаны с их трудовой деятельностью (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

По результатам проведения внутреннего контроля оформляется отчет в виде таблицы (Приложение 1 к Методическим рекомендациям), в которой приводится описание выявленных недочетов и нарушений в процессе внутреннего контроля, даются рекомендации по порядку исправления ошибок и устранению недочетов, сроках устранения выявленных нарушений. Полагаем, что проверка соблюдения данного отчета также возлагается на службу внутреннего контроля.

Отчет, как правило, представляется руководителю организации или иному уполномоченному им лицу.

Результаты контроля служат предпосылкой для проведения других мероприятий внутреннего контроля: обучения работников, консультационной поддержки и т.п.

Служба внутреннего контроля может привлекаться к участию в проверках трудовой инспекцией для предоставления устных и письменных пояснений в ходе проверки, а по ее окончании — принимать непосредственное участие в подготовке возражений по акту проверки.

По завершении всех мероприятий по внутреннему контролю Минтруд России рекомендует работодателю сообщить в Роструд о результатах проведения оценки соответствия, планах и сроках устранения выявленных нарушений (разд. 1 Методических рекомендаций). На сегодня формы взаимодействия работодателя, применяющего внутренний контроль, с Рострудом не установлены.

Следует отметить, что работники службы внутреннего контроля должны обладать широким спектром знаний и хорошо ориентироваться в трудовом, гражданском и другом законодательстве. Они должны постоянно поддерживать высокий уровень своих профессиональных знаний и умений. И это тоже должна учитывать организация при организации службы внутреннего контроля.

В аналогичном порядке может создаваться служба внутреннего контроля в организации для иных целей, не только для проверки соблюдения требований трудового законодательства.

Подготовлено на основе материала

Л.В. Поповой ООО «Управляющая компания «КВС»

Задать вопрос