Как отражаются командировочные расходы в отчете о движении денежных средств?

Кадровый учет

Если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов, выплату денежных средств, уменьшенную на сумму возврата, за минусом НДС, который будет принят к вычету, следует классифицировать как денежные потоки от инвестиционных операций (строка 4229 «Прочие платежи»).

Если командировка не была связана с приобретением внеоборотных активов, выплату денежных средств, уменьшенную на сумму возврата, за минусом НДС, который будет принят к вычету, следует классифицировать как денежные потоки от текущих операций (строка 4129 «Прочие платежи»).

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Оплата командировочных расходов

Выдача аванса

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)).

Выдача под отчет наличных денежных средств производится в соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Наличные средства выдаются подотчетному лицу на основании расходного кассового ордера 0310002 — форма КО-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу работодателя либо письменному заявлению командированного работника.

Распорядительный документ юридического лица, индивидуального предпринимателя допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (абз. 1 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У).

Возможность перевода подотчетных сумм на карточку работника рассмотрена в Письме Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781.

Возврат неизрасходованного аванса

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения).

Работодатель также обязан возместить расходы работника, связанные с командировками, при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения). Работодатель также должен проверить произведенные расходы на предмет экономической целесообразности (Письмо Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65).

Отражение выдачи и возврата аванса на командировку в ОДДС

Отчет о движении денежных средств (далее — ОДДС) представляет собой обобщение данных о денежных средствах, а также высоколиквидных финансовых вложениях организации (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Отчет о движении денежных средств» (ПБУ 23/2011), утв. Приказом Минфина России от 02.02.2011 N 11н (далее — ПБУ 23/2011)).

Организация раскрывает состав денежных средств и денежных эквивалентов и представляет увязку сумм, представленных в ОДДС, с соответствующими статьями бухгалтерского баланса (Письмо Минфина России от 15.10.2012 N 07-02-06/246).

Классификация денежного потока

Денежные потоки организации подразделяются на потоки от текущих, инвестиционных и финансовых операций (п. 7 ПБУ 23/2011).

Таким образом, отражение командировочных расходов в ОДДС напрямую зависит от цели командировки.

Если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов, платеж следует классифицировать как денежные потоки от инвестиционных операций (строка 4229 «Прочие платежи») (пп. «а» п. 10 ПБУ 23/2011).

Если командировка не была связана с приобретением внеоборотных активов, платеж следует классифицировать как денежные потоки от текущих операций (строка 4129 «Прочие платежи») (пп. «в» п. 9 ПБУ 23/2011).

Сворачивание платежей и возвратов

Пункты 16 и 17 ПБУ 23/2011 содержат пояснения, когда информация о денежных потоках отражается в отчете в сальдированном (свернутом) виде. Это, в частности, имеет место, когда денежные потоки характеризуют не столько деятельность организации, сколько деятельность ее контрагентов, и (или) когда поступления от одних лиц обусловливают соответствующие выплаты другим лицам. Также денежные потоки сальдируются, когда они отличаются быстрым оборотом, большими суммами и короткими сроками возврата.

Следовательно, полагаем, что возврат от работника неизрасходованных денежных средств (положительный денежный поток) должен уменьшать сумму платежей на командировку (отрицательный денежный поток), а сальдо — заноситься в соответствующую строку ОДДС.

НДС

В силу того что НДС является косвенным налогом, сформированные по нему денежные потоки показываются отдельно от потоков поступлений/платежей организации. Результирующий денежный поток по НДС определяют по всем произведенным организацией операциям — текущим, инвестиционным и финансовым. В расчете денежного потока по НДС принимают участие как суммы налога, полученные от покупателей, так и суммы, уплаченные поставщикам и подтвержденные счетом-фактурой. Суммы НДС в ОДДС отражаются свернуто в разделе «Денежные потоки от текущих операций» (п. 12, пп. «б» п. 16 ПБУ 23/2011).

Подготовлено на основе материала

К.Ю. Татарова ООО «Группа компаний «ДЕКАРТ»

Задать вопрос