Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу и нужно ли вносить изменения в кадровые документы?

Кадровый учет

Если трудовой договор, должностная инструкция, договор о материальной ответственности содержат обязанность материально ответственного лица подписывать первичные документы, то при внедрении электронного документооборота вносить изменения в кадровые документы не нужно. Передача полномочий оформляется доверенностью либо включением должностного лица в соответствующий перечень, утвержденный приказом руководителя организации.

Первичный учетный документ может составляться не только на бумажном носителе, но и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ)).

Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Формат электронной подписи, обязательный для реализации всеми средствами электронной подписи, утвержден Приказом Минкомсвязи России от 14.09.2020 N 472.

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ). До настоящего момента соответствующий стандарт не утвержден. Минфин России в Письме от 22.02.2019 N 07-01-09/11672 разъясняет, что до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 63-ФЗ вид электронной подписи.

Как следует из положений ст. 14 Закона N 63-ФЗ, владельцем электронной подписи может быть как физическое лицо, так и юридическое лицо. При этом в случае выдачи сертификата ключа проверки электронной подписи юридическому лицу наряду с указанием наименования юридического лица указывается физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности (ч. 3 ст. 14 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, в рассматриваемом случае владельцем электронной подписи может быть организация или ее руководитель как единоличный исполнительный орган.

В связи с этим отметим, что порядок оформления передачи полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу будет зависеть от того, кто будет являться владельцем электронной подписи.

Прямого запрета на предоставление работнику носителя электронной подписи в законе нет. Однако необходимо понимать, что электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, соответственно, передача носителя электронной подписи другому лицу может повлечь ряд негативных последствий, в том числе нарушение конфиденциальности (п. п. 1, 3 ч. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ). Так, при передаче такого носителя другому лицу происходит нарушение конфиденциальности ключа электронной подписи. В этом случае владелец обязан прекратить использование ключа электронной подписи и немедленно обратиться в удостоверяющий центр, выдавший квалифицированный сертификат, для прекращения действия этого сертификата (ч. 6 ст. 17 Закона N 63-ФЗ).

В таком случае материально ответственному работнику следует заказать отдельную электронную подпись организации. Для этого нужно выдать ему доверенность на использование электронной подписи организации и обратиться в удостоверяющий центр. При таком способе электронную подпись будет использовать лицо, которому она выдана, и конфиденциальность ключа в таком случае не нарушается.

Специальных требований к доверенности на использование электронной подписи организации нет, она составляется по общим правилам (ст. ст. 185 — 187 ГК РФ). В такой доверенности необходимо обязательно указать дату ее выдачи (срок действия), сведения о представляемом и представителе, полномочия представителя (полномочия представителя следует ограничить определенной сферой, а также указать конкретные документы, которые он вправе подписывать электронной подписью организации).

При наделении полномочиями на право подписи первичных документов электронной подписью организации руководитель организации должен издать приказ и ознакомить с ним конкретного работника, в отношении которого такой приказ издан. В приказе следует отразить: перечень лиц, наделенных электронной подписью, указать, какая электронная подпись используется в организации конкретным работником, перечень полномочий, связанных с использованием электронной подписи, ссылку на перечень мер безопасности, связанных с применением и хранением электронной подписи.

Если трудовой договор, должностная инструкция ранее предусматривали обязанность материально ответственного лица подписывать те или иные первичные документы, то при внедрении электронного оборота трудовая функция работника не изменяется, а меняется лишь порядок оформления первичной документации. Соответственно, вносить изменения в трудовой договор, должностную инструкцию, договор о материальной ответственности не нужно, достаточно оформления доверенности на право использования электронной подписи организации.

Если соответствующая обязанность не предусмотрена, необходимо внести изменения в документы по правилам ст. ст. 72, 74 ТК РФ.

В том случае, когда владельцем электронной подписи будет являться должностное лицо, полагаем, что именной характер электронной подписи исключает оформление доверенности на ее использование. В связи с этим, чтобы оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов материально ответственному лицу, необходимо оформить ему персональную электронную подпись.

Электронная подпись носит идентифицирующий характер и служит средством для подтверждения намерений определенного лица. Ответственность за использование электронной подписи лежит на ее владельце. Электронный документ, подписанный соответствующей электронной подписью, по общему правилу признается подписанным лицом, которому принадлежит эта подпись.

Действующее законодательство не устанавливает каких-либо особенных требований в отношении круга лиц, которые могут подписывать электронные первичные документы. Соответственно, действуют общие правила, определенные законодательством о бухгалтерском учете.

Первичный документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Порядок делегирования права подписи электронных первичных документов аналогичен порядку, который применяется при бумажном документообороте. Руководителю организации необходимо определить лиц, ответственных за совершение операции, по которой составляется документ. Перечень лиц, имеющих право подписи электронных первичных документов, утверждается приказом или распоряжением руководителя. Уполномоченных лиц необходимо обеспечить соответствующим программным обеспечением и самой электронной подписью. Если работников с правом подписи будет несколько, то на каждого из них необходимо оформить персональный ключ электронной подписи.

Таким образом, для предоставления материально ответственному лицу права подписи электронных первичных документов достаточно включить это лицо в соответствующий перечень, утвержденный приказом или распоряжением руководителя организации. В этом случае оформления дополнительных документов (в частности, доверенности) не требуется.

Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда в Нижегородской обл.

Задать вопрос