Трудовые договоры с работниками филиала могут заключаться руководителем филиала, если он является полномочным представителем работодателя. Данные полномочия должны быть закреплены в положении о филиале и в доверенности.
При оформлении трудовых отношений с работниками филиала необходимо учитывать особенности правового статуса филиала.
Оформление полномочий руководителя филиала
Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть. Филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Соответственно, филиалы осуществляют деятельность от имени создавшей их организации, которая и несет ответственность за их деятельность.
Руководство деятельностью филиала осуществляет его руководитель. Руководители филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Данная норма является императивной и не допускает расширительного толкования.
Таким образом, руководитель филиала действует от имени организации (работодателя) на основании положения о филиале и доверенности. Полномочия руководителя филиала должны быть удостоверены доверенностью и не могут основываться лишь на указаниях, содержащихся в учредительных документах юридического лица, положении о филиале и тому подобное, либо явствовать из обстановки, в которой действует руководитель филиала (абз. 1 п. 129 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»). Поэтому в случае отсутствия документального подтверждения полномочий на подписание кадровых документов действия руководителя филиала будут признаны незаконными.
Следовательно, вопрос о том, как будет осуществляться кадровая работа в филиале в плане подбора работников, заключения с ними трудовых договоров, издания приказов, хранения трудовых книжек и тому подобное, решает работодатель. Этот порядок необходимо прописать в локальном нормативном акте, например в положении о филиале.
Если руководитель филиала на основании выданной ему доверенности является полномочным представителем работодателя, осуществляющим прием, перевод, увольнение работников и решающим остальные вопросы в рамках трудовых отношений, то трудовые договоры с работниками заключаются руководителем филиала. При этом в качестве работодателя будет выступать не филиал, а головная организация, поскольку, как было указано выше, филиал организации не является отдельным юридическим лицом и не рассматривается действующим законодательством в виде отдельного работодателя.
Соответственно, в преамбуле трудового договора в таком случае следует писать: «Общество с ограниченной ответственностью «Организация» в лице директора Московского филиала ООО «Организация» Иванова Ивана Васильевича, действующего на основании доверенности от ________ № ____, именуемое в дальнейшем Работодателем…». В реквизитах договора указываются реквизиты головной организации.
Если руководитель филиала не имеет соответствующих полномочий, то подписание подобного рода документов осуществляет руководитель организации.
Порядок оформления кадровых документов
В трудовом договоре в обязательном порядке нужно указать место работы работника — филиал организации (ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке работника.
До подписания трудового договора работника необходимо ознакомить под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
На основании трудового договора руководитель филиала издает приказ о приеме на работу, который объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ). На основании приказа ответственный работник делает запись в трудовую книжку, которая предусматривает полное наименование работодателя и запись «Принят на работу в Московский филиал ООО «Организация» на должность…».
Работодатель организации или руководитель филиала на основании доверенности своим приказом должен назначить лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников филиала (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила)). Таким лицом может быть работник, занимающийся кадровой работой в данном филиале, либо сам руководитель филиала.
На работника заводится личная карточка по унифицированной форме № Т-2 (работодатель вправе разработать собственную форму (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012)), в которой он проставляет свою подпись.
Увольнение работников филиала также осуществляется на основании приказа руководителя филиала в общем порядке, установленном ТК РФ. Если работник увольняется по собственному желанию, то заявление он пишет на имя работодателя (руководителя организации).
Ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, необходимо заверить печатью работодателя (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, п. 35 Правил). При этом в настоящее время сформировалось мнение, что если печать, используемая в филиале организации, содержит всю информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения, что формально позволит подтвердить факт работы работника у данного работодателя, то данная печать может быть использована при заполнении трудовой книжки (Письмо Роструда от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1).
Таким образом, считаем, что правильнее будет использовать печать головной организации, однако если печать филиала содержит информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, то она тоже может быть использована.
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
