Порядок расчета и форму баланса рабочего времени работодатель вправе определить самостоятельно. Как правило, для его расчета необходимо определить число рабочих дней и часов, продолжительность рабочего дня и рассчитать полезный фонд рабочего времени.
Рабочее время — это время, в течение которого работник, в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора, должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые, в соответствии с трудовым законодательством, относятся к рабочему времени (ст. 91 Трудового кодекса РФ).
Для повышения эффективности использования фонда рабочего времени и определения плановой численности работников используется баланс рабочего времени.
Составление баланса рабочего времени
Под балансом рабочего времени принято понимать систему показателей, отражающих использование рабочего времени в организации за определенный календарный период.
На законодательном уровне обязанность работодателя по составлению баланса рабочего времени не предусмотрена, поэтому его форму и порядок расчета работодатель вправе разработать самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте организации (ст. 8 ТК РФ).
Баланс рабочего времени может быть рассчитан в целом по организации, по отдельному структурному подразделению (цеху, участку и т.п.) или по каждому работнику. Как правило, в крупных организациях расчет баланса производят на группу работников, выполняющих схожие или одинаковые трудовые функции.
Баланс рабочего времени может составляться как в человеко-днях, так и в человеко-часах, его оформляют в виде таблицы. Отработанным человеко-часом принято считать один час работы работника на своем рабочем месте. Отработанным человеко-днем считается явка работника на работу и тот факт, что он приступил к работе, независимо от продолжительности рабочего времени.
Расчет баланса рабочего времени
Расчет баланса рабочего времени в организации, как правило, осуществляется в следующем порядке:
- определяется календарный фонд — это фонд рабочего времени, применимый к определенным календарным дням, который состоит из рабочего и нерабочего времени;
- определяется номинальный фонд — это фонд рабочего времени с вычетом всех выходных и праздничных дней (ст. 112 ТК РФ);
- определяется явочный фонд — это фонд рабочего времени с учетом вычета всех нерабочих дней, включая больничные, отпуска и другие пропущенные дни, как по уважительным, так и по неуважительным причинам. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). Поэтому для того, чтобы рассчитать явочное время в балансе, необходимо детально расписать дни неявок на работу на основе данных табеля учета рабочего времени. Неявка может быть обусловлена отсутствием по причине ежегодного оплачиваемого отпуска, дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, невыхода на работу по причине нетрудоспособности, выполнения государственных и общественных обязанностей, простоя, отпуска без сохранения заработной платы, а также по иным причинам, в частности неуважительным (например, прогул). Явочное время будет представлять собой разницу между нормативным фондом и числом дней неявок на работу;
- определяется максимальное число рабочих часов (бюджет рабочего времени) — путем умножения явочного числа дней на продолжительность рабочей смены, которая установлена в организации с учетом требований трудового законодательства исходя из продолжительности рабочей недели;
- определяется полезный фонд рабочего времени — путем вычитания из бюджета рабочего времени (в часах) потерь рабочего времени, связанных с сокращением длительности рабочего дня (внутрисменные потери).
Внутрисменные потери рабочего времени учитываются в часах и включают в себя часы потерь в связи с сокращением длительности рабочего дня кормящим матерям, подросткам, на вредных производствах, в предпраздничные дни, а также часы потерь ввиду опозданий работников, внутрисменных простоев и т.п. (ч. 3 ст. 72.2, ст. ст. 92, 95, 258 ТК РФ).
В балансе можно также отразить и среднюю продолжительность рабочего дня, которая определяется как частное от деления общего количества отработанных часов к количеству рабочих дней.
Все полученные показатели расчета баланса рабочего времени необходимо свести в одну таблицу.
Следует отметить, что в целях сравнительного анализа работодатель может составлять несколько видов баланса рабочего времени — плановый и фактический. Но вне зависимости от этого каждый баланс рассчитывается примерно по одной и той же методике. Разница лишь в том, что в плановом балансе неявочные дни и внутрисменные потери прогнозируются на основе графиков отпусков и среднего процента соответствующих неявок и потерь за аналогичный предыдущий период, а в фактическом балансе рабочего времени данные показатели учитываются на основе табеля учета рабочего времени.
Пример. Баланс рабочего времени на одного работника за 2018 г. при пятидневной рабочей неделе
| N п. п. | Показатель | План | Факт |
| 1 | Календарное время (дн.), в том числе: | 365 | 365 |
| 1.1 | праздничные дни | 14 | 14 |
| 1.2 | выходные дни | 104 | 104 |
| 2 | Номинальный фонд рабочего времени (дн.) | 247 | 247 |
| 3 | Неявки на работу (дн.), в том числе: | 45 | 54 |
| 3.1 | очередные и дополнительные отпуска | 28 | 28 |
| 3.2 | учебный отпуск | 7 | 7 |
| 3.3 | временная нетрудоспособность | 10 | 14 |
| 3.4 | прочие неявки, разрешенные законодательством | 0 | 1 |
| 3.5 | отпуск с разрешения администрации | 0 | 4 |
| 3.6 | прогулы | 0 | 0 |
| 3.7 | простои | 0 | 0 |
| 4 | Явочный фонд рабочего времени (дн.) | 202 | 193 |
| 5 | Номинальная продолжительность рабочей смены (ч) | 8 | 8 |
| 6 | Бюджет рабочего времени (ч) | 1 616 | 1 544 |
| 7 | Потери времени, связанные с сокращением длительности рабочего дня (ч), в том числе: | 6 | 18 |
| 7.1 | для кормящих матерей | 0 | 0 |
| 7.2 | внутрисменные простои | 0 | 2 |
| 7.3 | для занятых на тяжелых и вредных работах | 0 | 0 |
| 7.4 | для подростков | 0 | 0 |
| 7.5 | с разрешения администрации | 0 | 10 |
| 7.6 | предпраздничные дни | 6 | 6 |
| 7.7 | прочие | 0 | 0 |
| 8 | Полезный (фактический) фонд рабочего времени (ч) | 1 610 | 1 526 |
| 9 | Средняя продолжительность рабочего дня (ч) | 7,97 | 7,91 |
В 2018 г. номинальный фонд рабочего времени составил 247 дней. Из данного количества дней вычитаются дни неявок работника на работу в течение года. Тем самым получаем явочный фонд его рабочего времени, полученное число дней переводится в часы путем умножения на продолжительность рабочей смены. Полезный фонд будет являться разницей между так называемым явочным фондом и потерями времени, связанными с сокращением длительности рабочего дня (внутрисменными потерями). Показатель средней продолжительности рабочего времени указывает на то, насколько эффективно работником в течение года использовалось выделенное на труд время.
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
