Трудовое законодательство не содержит единого порядка расчета штатной численности работников организации. Работодатель вправе разработать и закрепить в локальном нормативном акте организации собственную методику расчета, которая будет максимально приспособлена к условиям функционирования организации.
Под штатной численностью работников понимается количество работников соответствующих специальности и квалификации, достаточное для выполнения задач организации.
Работодатель имеет право устанавливать штатную численность работников в соответствии со своими потребностями. В процессе расчета могут вноситься соответствующие изменения в штатное расписание организации и осуществляться процедура сокращения штата.
На основании расчета штатной численности определяются такие показатели, как:
- количество времени, необходимое работникам соответствующих специальности и квалификации, чтобы выполнить работу определенной сложности;
- количество работников, которых нужно задействовать в конкретном подразделении организации.
Соответственно, расчет штатной численности позволяет определить оптимальную численность работников организации, а также повысить уровень эффективности труда работников и спрогнозировать оптимальную нагрузку на работников.
Данные о штатной численности работников могут запрашивать контролирующие инстанции (налоговая инспекция, центр занятости), банковские учреждения, пенсионный фонд и т.п.
Категории работников, учитываемые при расчете штатной численности
Трудовое законодательство не определяет, какие категории работников необходимо учитывать при расчете штатной численности работников.
Штатную численность часто соотносят со списочной численностью работников. Однако в штатной численности учитывается все количество работников, предусмотренное штатным расписанием, то есть это количество занятых (по трудовому договору) и вакантных должностей.
В списочную численность работников включаются работники, нанятые по трудовому договору, выполняющие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации (п. 77 Указаний, утв. Приказом Росстата от 27.11.2019 N 711 (далее — Указания N 711)).
Штатная численность работников основывается на списочной численности, установленной по нормативным материалам по труду с учетом планируемого коэффициента невыходов, определяемого по данным бухгалтерского учета (п. 1.10 Рекомендаций по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду, утв. Росздравом (далее — Рекомендации Росздрава)).
С учетом вышесказанного полагаем, что по аналогии со списочной численностью при расчете штатной численности в нее не включаются работники (п. 78 Указаний N 711):
- выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;
- переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;
- направленные организацией на обучение с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств организации; лица, с которыми заключен ученический договор о получении образования с выплатой стипендии в период ученичества;
- собственники данной организации, не получающие заработную плату;
- члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией;
- адвокаты;
- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы, а также лица, отбывающие наказания, и другие привлеченные по специальным договорам с государственными организациями.
Таким образом, при расчете штатной численности работников учитываются все категории работников, должность которых предусмотрена штатным расписанием.
Порядок расчета штатной численности работников
По общему правилу штатную численность работников организации, в том числе ее отдельных подразделений, определяет ее руководитель по своему усмотрению в соответствии со структурой организации, ее функциями и порядком управления. Вместе с тем для расчета численности тех или иных структурных подразделений могут применяться различные нормативы и методики расчета.
Так, в государственных организациях порядок расчета штатной численности работников регулируется соответствующими ведомственными актами (Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду, утв. Приказом Росархива от 14.01.2004 N 9 (далее — Методика N 9), Методические рекомендации по формированию штатной численности работников организаций кинематографии, утв. Приказом Минкультуры России от 21.07.2017 N 1227, Методические рекомендации, утв. Приказом Минкультуры России от 27.04.2018 N 603, и др.).
Например, в Рекомендациях Росздрава расчет штатной численности работников осуществляется на основе нормативных материалов (п. п. 2.1 — 2.3, 2.5 Рекомендаций Росздрава):
- норм времени;
- норм нагрузки;
- норм времени обслуживания;
- нормативов численности.
Следует отметить, что результат работы по определению необходимой штатной численности во многом зависит от определения реального объема работ в организации. Правильное понимание производственной программы позволит укомплектовать штат организации так, чтобы избежать значительного привлечения работников к сверхурочным работам и работам в выходные дни. Для этого нужно составить перечень всех необходимых работ и определить их объем. После составления перечня и определения необходимых ежегодных объемов каждой из работ делаются расчеты трудозатрат и штатов, потребных для выполнения этих работ.
Самым распространенным методом расчета штатной численности является расчет на основе общих трудозатрат, которые следует рассчитывать по каждому виду работ.
Так, к примеру, в Методике N 9 трудозатраты на нормирование работы и операции рассчитываются двумя способами:
- через нормы времени:
Т = N x Нвр.,
где Т — трудозатраты;
N — объем работы (работ) в единицах измерения за год;
Нвр. — норма времени на единицу работы в днях.
Например, если в течение года планируется выпустить 200 деталей, а на производство одной детали требуется 2 рабочих дня (в расчете на 40-часовую рабочую неделю), то годовые трудозатраты на указанную работу составят: Т = 200 x 2 = 400 человеко-дней;
- через нормы выработки:
Т = N / Нвыр.,
где N — объем работы (работ) в единицах измерения за год;
Нвыр. — норма выработки в единицах измерения на 1 работника в день.
Например, если в течение года планируется выпустить 200 деталей по норме 0,5 детали за рабочий день, то годовые трудозатраты составят: Т = 200 / 0,5 = 400 человеко-дней.
Трудозатраты на выполнение ненормированных работ определяются на основе отчетных данных, планов-отчетов за предыдущие годы, в которых зафиксированы трудозатраты на проведение подобных работ, а в отдельных случаях — экспертным путем.
После определения трудозатрат по каждому виду работ подсчитываются общие трудозатраты суммированием трудозатрат по каждому виду работ, которые будут являться основой расчета штатной численности работников по следующей формуле:
Чш = (То / Фн) x Кн,
где Чш — штатная численность (расчетная);
То — общие затраты на объем работы за год в днях или часах;
Фн — нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год;
Кн — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством (основные и дополнительные отпуска, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся и т.п.).
Нормативный фонд рабочего времени одного работника определяется вычитанием из полного календарного фонда времени за год нерабочих (выходных и праздничных) дней (часов). Исходя из этого нормативный фонд рабочего времени по организации считается по формуле:
Фн = Число календарных дней в году — Число выходных и праздничных дней в году.
Приведенная формула расчета указывает нормативный фонд рабочего времени в днях, при умножении полученного показателя на установленную в организации продолжительность рабочей смены определяется нормативный фонд рабочего времени в часах. То есть нормативный фонд рабочего времени представляет собой максимально возможное время, в течение которого могла бы производиться работа при установленном в организации режиме, если бы не было никаких потерь рабочего времени. При расчете нормативного фонда рабочего времени следует руководствоваться производственным календарем на соответствующий календарный год.
Так, при 40-часовой рабочей неделе нормативный фонд рабочего времени на одного работника в 2021 г. составит 247 рабочих дней или 1 972 часа.
Коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, определяется по формуле:
Кн = 1 + (% планируемых невыходов / 100).
Процент планируемых невыходов можно спрогнозировать на основе отчетных данных, планов-отчетов за предыдущие годы либо экспертным путем.
К примеру, минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени (п. 1 Методики N 9).
Соответственно, коэффициент невыходов составит 1,1 (Кн = 1 + (10 / 100)).
Таким образом, в приведенных примерах штатная численность будет составлять 2 человека (Чш = (400 / 247) x 1,1).
Росархив рекомендует рассчитывать штатную численность работников для каждого структурного подразделения организации отдельно. Это позволяет выяснить, какова оптимальная численность работников для любой организации. Делать расчеты целесообразно раздельно по категориям работников: численность работников по основной деятельности; вспомогательных рабочих; руководителей по основной деятельности; специалистов административно-управленческого персонала; инженерно-технических работников, младшего обслуживающего персонала.
В случае расчета штатной численности работников на основе Методики N 9 рекомендуем придерживаться следующего порядка:
- рассчитать штатную численность работников по основной деятельности. Для этого следует составить перечень всех функций по основной деятельности и определить объем работ;
- рассчитать численность специалистов административно-управленческого персонала (ориентировочную численность указанного персонала можно устанавливать исходя из процентного отношения к общей численности работников), инженерно-технических работников, рабочих и младшего обслуживающего персонала (расчет можно осуществлять исходя из норм времени обслуживания), а также руководителей структурных подразделений;
- рассчитать общую штатную численность работников организации путем суммирования штатной численности всех категорий работников;
- полученное число нужно округлить до целого (в сторону увеличения).
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
