Постоянный перевод на другую должность (работу)

В определенных законом случаях работодатель выступает инициатором постоянного перевода работника на другую работу. Работодатель обязан предложить работнику другую постоянную работу в случаях:

• сокращения штатов;
• лицам, не подтвердившим аттестацию по занимаемой должности (несоответствие занимаемой должности);
• наличие вакансий по должности с соответствующей квалификацией;
• состояние здоровья, по медицинскому заключению, не позволяющее занимать должность;
• по согласованию между руководителями с согласия работника;

Работник, в соответствии с ТК Российской Федерации может стать инициатором постоянного перевода на другую работу:

• наличие вакантной должности в соответствии с его квалификацией;
• по состоянию здоровья;
• перевод на работу к другому работодателю;

Шаг 1. Одна из сторон (работник или работодатель) выходит с инициативой постоянного перевода работника на другую работу.

Если инициатива исходит от работника, то работник должен подготовить 2 экземпляра заявления на имя руководителя с просьбой перевести его постоянно на другую работу (должность). В заявлении должна стоять дата и его роспись. Заявление регистрируется в установленном порядке, например, в журнале по входящей документации с наименованием «Заявления от работников». На заявлении работника ставится входящий номер и дата принятия документа. Второй экземпляр с отметкой «принято», возвращается работнику. Оригинал заявления поступает руководителю на рассмотрение, подпись и дальнейшие действия.

Если инициатива исходит от работодателя, он обязан уведомить работника в соответствии с ТК Российской Федерации п. 2 подпункт В ст. 81, вручив ему соответствующее предложение о постоянном переводе на другую работу (должность). Документ должен быть оформлен в двух экземплярах. Копия отдается на руки работнику. На основном экземпляре с печатью организации работник проставляет дату получения, свою роспись и ее расшифровку, а также прописывает, что «экземпляр получил» и «ознакомлен».  Если работник выражает несогласие, то он может написать: «ознакомлен, не согласен». Документ-предложение регистрируется в соответствии с принятыми правилами документооборота в журнале, например, по «Регистрации уведомлений и предложений работникам».

Шаг 2. Подготовка необходимых документов обеими сторонами.

При согласии работника с предложением руководителя, работник пишет на его имя заявление с конкретными данными перевода, должность, разряд, класс, а также указывает структурное подразделение. Готовое заявление, написанное в 2-х экземплярах, передает в приемную службу руководителя. Где на его экземпляре проставляются данные входящего документа: дату, номер, с подписью и расшифровкой ответственного лица.  Заявление работника регистрируется в журнале входящей документации «Заявления работников».

Руководитель должен подготовить и выдать дополнительное соглашение к трудовому договору. Здесь должны быть указаны все изменения, в связи с постоянным переводом на новую работу, должность. Должны быть указаны все существенные условия трудового договора с измененными условиями. Вместе с дополнительным соглашением готовится соответствующая должностная инструкция по новой должности (работе). Руководитель обязательно должен оформить приказ о переводе работника с основанием либо соглашение сторон, либо личное заявление, либо свое распоряжение. Номер этого документа затем указывается в трудовой книжке вместе с записью о переводе. Если работник выполняет свои функции как материально ответственное лицо, то к дополнительному соглашению трудового договора вместе с должностной инструкцией прилагается договор о материальной ответственности, в зависимости от его круга обязанностей.

Шаг 3. Ознакомление с документами.

Руководитель обязан ознакомить работника с новой должностной инструкцией, дополнительным трудовым соглашением, договором о материальной ответственности, приказом о переводе.

Работник должен ознакомиться с документами, предоставленными ему для подписи руководителем. Он визирует Дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о назначении его на новую должность, должностную инструкцию по новой должности, договор о полной материальной ответственности путем проставления актуальной даты и расшифровки своей подписи, со словами: «ознакомлен» и «экземпляр получен».  Все документы должны быть в двух экземплярах. Один экземпляр выдается на руки работнику.

Шаг 4. Ознакомление с другими внутренними (локальными) нормативными правовыми актами.

Руководитель, совместно с должностной инструкцией обязан ознакомить работника с иными локальными нормативными правовыми актами, которые он может использовать в своей работе на новой должности.

Порядок ознакомления с локальными нормативными актами законодательно не закреплен. Он закрепляется в каждой организации самостоятельно вместе с перечнем всех унифицированных и разработанных форм документооборота, которые применяет организация в своей деятельности.

Например, работники могут ставить ознакомительные подписи на ознакомительных актах, прикрепленных и прошитых вместе с локальными документами, с проставлением подписи, даты.

Шаг 5. Регистрация работодателем пакета документов, подписанных работником.

Документы: соглашения к трудовому договору; договор о полной материальной ответственности, приказ о переводе на постоянное место работы регистрируется в соответствии с установленными у руководителя правилами документооборота. Например, в журналах «Регистрации договоров о полной материальной ответственности с работниками» и журнале «Регистрации соглашений к трудовым договорам работников», журнал исходящей документации «Приказы о переводе работников».

 Шаг 6. Внесение записи в трудовую книжку работника и его личную карточку.

Руководитель или ответственное лицо, обязаны внести запись в трудовую книжку работника в соответствии с изданным Приказом   на основании ТК РФ ст.66.

Руководитель обязан занести все кадровые изменения на основании штатного расписания и изданного приказа о постоянном переводе работника в его личную карточку.