Прием на основную работу

Итак, к Вам пришел человек, правильно будет его назвать соискатель, личные качества, образование, опыт работы полностью подходит под Вашу вакансию, собеседование пройдено успешно, и руководитель дает Вам указание о принятии соискателя на работу. Что же делать и как правильно оформить работника?

Прием сотрудника на основную работу, подразумевает ряд обязательных действий таких как ознакомление с локальными документами работодателя, издание приказа о приеме, внесение сведений в трудовую книжку, оформление личной карточки и личного дела работника, направление в военный комиссариат сведений о гражданине, подлежащему воинскому учету.

В этой статье мы приведем примерную инструкцию, которая подходит большинству работодателей, не государственных учреждений.

Шаг 1. Принятие заявления о приеме на работу от будущего работника.

Будущий работник должен сообщить о своих намерениях и желании трудоустроиться в какой-то конкретной организации, однако в трудовом кодексе нет указаний на написание и подачу заявления о приеме на работу, т.к. сообщить о своих намерениях можно и в устной форме, поэтому этот шаг не будет обязательным для многих работодателей.

Написание и подача заявления обязательна лишь для поступления на государственную или муниципальную службу, в силу отдельных нормативных актов, регулирующих деятельность и прием на работу этих служб. Тем не менее, многие просят написать данное заявление при трудоустройстве, поэтому, если Вы относитесь к числу таких работодателей, то рекомендуем создать отдельный журнал регистрации заявлений о приеме на работу.

Шаг 2. Ознакомление работника с должностной инструкцией, коллективным договором (при наличии) и иными локальными актами.

В обязательном порядке, до подписания с работником трудового договора (ст. 68 Трудового кодекса РФ), его необходимо под роспись ознакомить с такими документами как должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, с другими локальными документами, связанные с деятельностью работника. Также необходимо ознакомить с коллективным договором, если он имеется в организации. В трудовом кодексе нет указания на то, каким образом происходит это ознакомление, но на практике используются следующие способы:

• с помощью ознакомительных листов, т.е. к каждому локальному акту прикрепляются листы ознакомления, в которых расписываются и ставят дату ознакомления будущие работники.
• с помощью журналов ознакомления, в которых соискатели также ставят подпись и дату ознакомления.
• содержание в тексте трудового договора отметки об ознакомлении с локальными актами работодателя, с их полным перечислением.

В самих локальных актах может содержаться иной порядок ознакомления, поэтому прежде всего Вам нужно самим изучить эти документы. Если в организации полный «бардак», то рекомендуем прочитать пошаговую инструкцию кадровое делопроизводство с нуля.

Шаг 3. Заключение трудового договора и договора о полной материальной ответственности.

Трудовой договор будет считаться заключенным при соблюдении следующих условий (ст. 67 ТК РФ) обязательная письменная форма договора, подписанная обеими сторонами в двух экземплярах (один для работника, другой для работодателя). Иногда требуется большее количество экземпляров, в случае если прием на работу, в силу закона, требуется согласовать с иными органами, не являющимися по этим договорам работодателями. В трудовом договоре должны содержаться обязательные условия, согласно ч. 1,2 ст. 57 ТК РФ, а также в случае необходимости дополнительные (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

В трудовом кодексе не отражен порядок заключения договора о полной материальной ответственности, на практике заключить этот договор будет проще в момент трудоустройства, поскольку в последующем работник может отказаться от подписи и принятия на себя обязательств о материальной ответственности, в Законе же нет четких норм, которые бы обязывали подписание этого документа. Перечень должностей с которыми возможно заключение договора о материальной ответственности указан в Постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85.

Трудовой договор, как и договор о материальной ответственности работника регистрируется в установленном работодателем порядке (возможно ведения как отдельных журналов регистрации этих документов, так и создание «общего» журнала) и подшивается, в последствии, к личному делу работника.

После оформления, подписания и регистрации трудового договора (договора о полной материальной ответственности) один экземпляр передается работнику под роспись, будет не лишним потребовать написать фразу «экземпляр трудового договора (договора о материальной ответственности) получен на руки. Подпись, расшифровка, дата».

Шаг 4. Издание и регистрация приказа (распоряжения) о приеме на работу. Ознакомление работника.

На основании заключенного договора, издается приказ, содержание которого не должно отличаться от условий, прописанных в самом трудовом договоре. Приказ, также, как и договор, подлежит обязательной регистрации у работодателя. Содержание приказа (по требованию работника, нужно передать ему копию этого приказа) доводится до сведения работника в течение 3 дней с момента перехода работника к трудовым обязанностям, под роспись.

Шаг 5. Оформление трудовой книжки.

Статьей 66 Трудового кодекса определен порядок заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним. Так работодатель (кроме работодателей – физических лиц, не имеющих статус индивидуального предпринимателя) обязан на каждого своего работника (если эта работа является основной), который проработал у него более пяти дней вести трудовые книжки. Если у работника нет трудовой книжки, работодатель должен ее оформить.

В случае если у работника имеется иное место работы, где он работает по совместительству, то по его просьбе и на основании документов, подтверждающих трудовые отношения по совместительству, работодатель также обязан внести эти данные в трудовую книжку.

Также не забудьте внести сведения в книгу учета движения трудовых книжек, напомним форма этой книги утверждена Пост. Министерства труда РФ от 10.10.2003 №69.

Шаг 6. Оформляем личную карточку и личное дело на работника.

Оформляем личную карточку работника, заполняем данные о внесенных записях в трудовую книжку. После чего регистрируем личную карточку в книге учета личных карточек, и даем ознакомиться с ней работнику под роспись.

Работодатели не обязаны заводить на работника личные дела, если это прямо не прописано в законе (например, эта обязанность прописана практически для всех государственных органов, таких как прокуратура, полиция, государственные и муниципальные службы, ведомства). Если работодатель решил, что ему необходимо также вести личные дела своих сотрудников, то необходимо разработать и утвердить дополнительный локальный нормативный акт, например Положение о персональных данных и ведение личных дел, ознакомить работника с этим актом и в установленном порядке формировать личные дела сотрудников.

Шаг 7. Сообщаем о заключении трудового договора бывшему работодателю.

Данное требование распространяется только в отношении принятых работников, которые ранее замещали государственные и муниципальные должности, перечень которых закреплен в действующем законодательстве. Если работник уволился с государственной, либо муниципальной службы менее двух лет назад, то работодателю необходимо в 10-ти-дневный срок сообщить о заключении трудового договора с данным сотрудником по последнему месту его службы. Порядок сообщения закреплен ст. 64.1 ТК РФ и Постановлением правительства РФ от 08.09.2010 № 700.

Обращаем Ваше внимание на то, что за неисполнение этого требования, работодатель может быть привлечен к строгой административной ответственности, поэтому данное сообщение регистрируем в журнале исходящей корреспонденции и направляется ценным письмом с описью вложений в адрес работодателя – по последнему месту службы Вашего сотрудника.

Шаг 8. Сообщаем сведения о работнике в военный комиссариат.

Если принятый сотрудник подлежит воинскому учету, то Вам необходимо направить соответствующие сведения в военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления. Данные требования закреплены в п. 32 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением правительства РФ от 21.11.2006 № 719. Сообщение регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и направляется заказной почтой.

Вы также можете ознакомится с пошаговой инструкцией о приеме на работу по совместительству.