К финансовым документам относятся баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, отчет о банковских операциях, счет-фактура, счет-проформа, инвойс.
Право подписи финансовых документов принадлежит руководителю организации и/или главному бухгалтеру. Такое право может быть делегировано иному лицу на основании доверенности.
Законодательством РФ понятие «финансовые документы организации» не установлено. Вместе с тем правоприменительная практика к таким документам относит документы, содержащие сведения об источниках формирования денежных средств и иного имущества, порядке расходования денежных средств (Решение Верховного Суда РФ от 15.02.2018 N АКПИ18-94). Так, к финансовым документам относятся баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, отчеты о банковских операциях, счет-фактура, счет-проформа, инвойс.
По общему правилу право подписи финансовых документов принадлежит руководителю организации и/или главному бухгалтеру (ст. 53 ГК РФ, п. 4 ст. 32, ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 6 ст. 169 НК РФ).
Вместе с тем организация вправе делегировать право подписи финансового документа иному лицу, уполномоченному подписывать такой документ за руководителя организации и/или главного бухгалтера, уполномочив его на такие действия доверенностью, выданной от имени организации.
Бухгалтерский баланс
Являясь одним из основных финансовых документов организации, бухгалтерский баланс дает представление о финансовом состоянии организации по состоянию на отчетную дату (п. 18 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) (утв. Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н) (далее — ПБУ 4/99)). Кроме того, на основе баланса можно узнать о целесообразности инвестирования в организацию. В активе баланса содержатся сведения, в частности, о размещении денежных средств и расходах на отчетную дату, в пассиве — сведения об источниках поступления средств, финансировании.
Отчет о финансовых результатах
В этом документе указываются итоги хозяйственной деятельности организации за определенный период, разница доходов и затрат, размер убытка или прибыли (п. 21 ПБУ 4/99, Приказ Минфина России от 02.07.2010 N 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»). Итоговым показателем данного отчета является совокупный финансовый результат периода, который определяется как разность между совокупными доходами и совокупными расходами организации, как включаемыми, так и не включаемыми в расчет чистой прибыли.
Отчет о движении денежных средств
В этом документе указываются поступления денежных средств, их расход, в том числе и те, которые не являются доходами или расходами (например, получение или возврат кредита). Исключение: в отчете не показывается движение денег внутри организации — перевод со счета на счет, внесение на счет наличной выручки, а также приобретение или обмен на деньги денежных эквивалентов (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Отчет о движении денежных средств» (ПБУ 23/2011) (утв. Приказом Минфина России от 02.02.2011 N 11н)). Все статьи отчета разделены на три вида: денежные потоки от текущих, инвестиционных и финансовых операций. Инвестиционные операции — это, например, покупка и продажа ОС, покупка других организаций, выдача займов, получение дивидендов; финансовые — привлечение и возврат кредитов, выплата дивидендов; текущие — все операции, кроме инвестиционных или финансовых. К текущим относятся все обычные расчеты — поступления от покупателей, платежи поставщикам, зарплата, налоги, проценты по кредитам.
Отчеты о банковских операциях
К ним относятся банковские документы по всем открытым организацией счетам (платежные поручения и иные поручения за проверяемый период, банковские выписки и т.д.). Эти документы необходимы для подтверждения переводов денежных средств.
Инвойс
Инвойс актуален только для внешнеэкономических сделок. При транспортировке груза внутри страны он не оформляется. Инвойс — это коммерческий документ, подтверждающий поставку товаров и служащий основой для их оплаты.
В документе имеются данные о продавце и покупателе, условия поставки, ссылка на договор ВЭД, название товара, коды ТН ВЭД, стоимость и цена. Инвойс прилагается к остальным финансовым документам.
Счет-фактура
Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер и дата составления, наименование продавца и покупателя, наименование и количество товаров; цена, стоимость и другие данные (п. п. 5, 5.1, 5.2 ст. 169 НК РФ).
Счет-проформа
Данный документ активно используется при проведении таможенного и валютного контроля и производстве таможенного оформления. Документ должен представляться таможенному органу декларантом для подтверждения заявленных сведений по таможенной стоимости, направляется продавцом покупателю в соответствии с условиями договора, содержит сведения о цене и стоимости товара, но не является расчетным документом, так как не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Поэтому, выполняя все остальные функции счета, он не выполняет главной функции счета как платежного документа. Счет-проформа может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот (п. 8.1.3 Письма ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660@).
Составление доверенности на право подписи финансовых документов
Доверенность на право подписания финансовых документов должна быть оформлена в соответствии с требованиями ст. ст. 185, 185.1 и 186 ГК РФ. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
В свою очередь, нотариальное удостоверение доверенности требуется исключительно в случаях, предусмотренных ст. 185.1 ГК РФ.
При оформлении доверенности на право подписи финансовых документов формулировка может быть следующей:
«ООО «_____» (далее — Общество) в лице генерального директора Общества (Ф.И.О. руководителя или иного уполномоченного лица), действующего на основании (указать вид документа, дату), настоящим уполномочивает: Ф.И.О., вид документа, удостоверяющего личность (реквизиты, наименование органа, выдавшего документ, удостоверяющий личность), адрес проживания от имени Общества подписывать за руководителя и главного бухгалтера следующие финансовые документы: счета-фактуры, счета-проформы, балансовые отчеты».
Л.В. Попова
ООО «Управляющая компания «КВС»
