Созвать общее собрание имеет право любой из участников общества, а также коллегиальный исполнительный орган, либо лицо, исполняющее обязанности единоличного исполнительного органа фирмы. Чтобы созвать общее собрание, прежде всего, необходимо не позднее одного месяца до его проведения заказным письмом или каким-либо иным способом, предусмотренным уставом, уведомить каждого совладельца.
В уведомлении должны содержаться сведения о календарной дате, времени и месте, где будет проводиться собрание, а также в нем должна быть отражена информация о вопросах, которые предполагается рассмотреть.
В свою очередь, у каждого соучредителя есть право дополнить повестку дня интересующими его вопросами. Сделать это необходимо не позднее пятнадцати календарных дней до назначенной даты проведения собрания. Все дополнительные вопросы включаются в повестку при условии, что они входят в компетенцию общего собрания и не противоречат действующему законодательству.
Лицо или орган, инициировавшие проведение собрания, не имеют права изменять формулировки дополнительных вопросов.
О внесении на рассмотрение собрания дополнительных вопросов участники общества должны быть уведомлены не позднее десятидневного срока до проведения собрания заказным письмом или любым другим способом, который предусмотрен уставом юридического лица.
Среди информации и материалов, которые должны быть представлены совладельцам в обязательном порядке во время подготовки общего собрания учредителей, необходимо выделить следующие:
- заключения ревизора или ревизионной комиссии и аудитора о результатах проверки годового отчета и годового бухгалтерского баланса;
- годовой отчет фирмы;
- информация о кандидатах в наблюдательный совет, ревизионную комиссию, совет директоров,
- исполнительный орган общества;
- проекты дополнений или изменений, которые предполагается внести в учредительные документы, либо проекты самих учредительных документов с уже внесенными поправками;
- проекты организационных документов юридического лица, а также другая информация, предусмотренная уставом или необходимая для проведения собрания.
Как правило, все необходимые сведения и материалы высылаются лицом или органом, инициировавшим проведение общего собрания соучредителей, членам общества вместе с соответствующими уведомлениями. В ситуации, когда повестка дня дополняется новыми вопросами, подлежащими рассмотрению, вся необходимая информация направляется участникам вместе с уведомлениями о произошедшем изменении.
Информация и материалы, с которыми должны ознакомиться участники предстоящего собрания, предоставляется им для ознакомления не позднее, чем за тридцать дней до его проведения в помещении, занимаемом исполнительным органом общества. Если участник потребовал сделать копии каких-либо документов, общество обязано предоставить их. За это может взиматься плата в размере, не превышающем затраты на изготовление копий. Устав юридического лица может предусматривать и более короткие сроки предоставления информации.
Порядок созыва общего собрания учредителей общества должен соблюдаться неукоснительно, поскольку в противном случае собрание может быть признано неправомочным. Исключение составляет только случай, когда на собрании присутствуют все без исключения участники общества.
