Составление объяснительных записок предусматривается ст. 193 ТК. Они отбираются у сотрудников в ходе разбирательства по дисциплинарным разбирательствам. Ее написание не всегда автоматически ведет к наложению взысканий, поскольку целью оформления этого документа вступает стремление разобраться в сложной ситуации и принять правильное решение. Объяснительная помогает восполнять информационный недостаток.
Последнее отличает ее от других внутренних документов компании. Оформление заявлений и докладных имеет иную цель. Их составители требуют от руководства предприятия провести разбирательство.
С чем связана подготовка объяснительных?
К типичным случаям, когда требуется составление этого документа, относятся следующие ситуации.
- Если работник совершил опоздание. Администрация обязана затребовать данные о причинах этого. Решая вопрос об объявлении взыскания, расследующее лицо обязано убедиться в отсутствии уважительности своевременной явки сотрудника. Это возможно сделать, только истребовав объяснительную записку от последнего.
- Если отсутствие сотрудника на работе обладает признаками прогула, закон устанавливает гораздо более серьезные санкции за эти нарушения. В этой ситуации, получение объяснительной также необходимо для установления причины отсутствия.
- Если ставится служебная задача и не выполняется в срок.
- Если указанная задача вовсе не выполняется.
Этот список не исчерпывающий. Существует множеств других случаев, когда администрация затребует у сотрудника этот документ.
Основные правила составления объяснительных.
Поскольку эта бумага носит официальный характер, существует ряд негласных требований к ее оформлению.
К основному тексту документа применяются следующие правила.
- Использование делового языка. Излагаются только факты, без использования оценочных категорий. Не рекомендуется применять различные жаргонизмы и грубые обороты.
- Относимость изложения к рассматриваемой ситуации. Сотрудник должен излагать всю информацию, имеющую значение в рамках запроса.
- Достоверность излагаемых фактов. Нет необходимости придумывать несуществующие оправдания. Все указываемые причины легко проверить, а недостоверные сведения станут снованием для отсутствия доверия к работнику в будущем.
- Текст должен составляться от 1-го лица. Это требование наиболее очевидно, поскольку от составителя требуется соответствующее описание ситуации.
- Изложение должно быть, с одной стороны, максимально сжатым, а с другой – позволять лицу, ведущему расследование, получить всю необходимую информацию. Включать в текст нужно только имеющие значение подробности.
Помимо описательного элемента, объяснительная содержит ряд других обязательных реквизитов.
- Первая часть документа должна содержать информацию о том, кому адресована записка. Как правило, речь идет о руководителе всей компании, либо ее подразделении. Этот элемент располагается в правом углу верхней части. Немного ниже указывается полное имя составителя и его должность.
- Перед основной частью текста находится заголовок «объяснительная записка». Такое указание важно, поскольку этот документ обладает процессуальным статусом.
- Ниже основного текста указывается дата оформления бумаги, подпись составителя, а также ее расшифровка.
